Oui, puisque depuis le 25 mai 2018, toutes les associations ont l’obligation d’être en conformité avec

le règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD) sous peine de sanctions.

L’article 83 du RGPD énonce que les sanctions doivent être « effectives » et « dissuasives ». Cela renforce des dispositions déjà existantes, car une association a, par exemple, été sanctionnée en 2017, d’une amende de 75 000 euros.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), avait constaté qu’il était possible

d’accéder librement aux données personnelles des membres de l’association. Pour parer à ce genre

de désagrément, les associations doivent donc préparer une analyse d’impact à l’aide des outils d’aide fournis par

la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Attention, cette analyse doit être faite avant toute mise en

oeuvre de traitement de données. Sachez aussi que la Cnil peut procéder à des vérifications aussi bien en ligne ou

alors sur audition et sur pièces. Concrètement, la décision de réaliser un contrôle s’effectue en fonction du programme

annuel des contrôles de la Cnil, des plaintes reçues par cette même Commission ou bien encore sur la base des

informations figurant dans les médias.

Les vérifications des contrôleurs portent essentiellement sur les principes fondamentaux de la protection des données :

la loyauté du traitement, la pertinence des données, la durée de leur conservation et enfin la manière dont sont

sécurisés ces mêmes données.

Si, c’est tout à fait possible, légalement comme en pratique. Il fut un temps où, certes, des préfectures

peu au fait de la pratique refusaient, à tort (et abusivement, n’étant pas habilitées à le faire), des

déclarations d’associations dotées d’une coprésidence. Mais, que ce soit par conviction pour renforcer

la démocratie, ou faute de candidat pour endosser une charge qui paraît trop lourde, la pratique se

développe. La loi de 1901, entérinant avant tout la liberté de s’associer, est par définition et par le

peu de choses qu’elle définit, une loi qui laisse de grandes latitudes aux fondateurs et aux membres

pour s’organiser. C’est le principe de liberté contractuelle : la forme et le contenu des statuts de l’association, dès lors

qu’ils ne contreviennent pas à la loi, sont librement établis par les fondateurs, et les membres y adhèrent librement.

Mais, en cas de coprésidence, mieux vaudra préciser, ou au moins avoir en tête, certains éléments : la représentation

légale de l’association, par exemple, s’il est souhaité qu’elle soit confiée aux coprésidents, car le code des associations

et fondations ne donne pas d’indication spécifique. Ou, en matière de responsabilité : l’article 1995 du code civil

estime que « quand il y a plusieurs fondés de pouvoir ou mandataires établis par le même acte, il n’y a de solidarité

entre eux qu’autant qu’elle est exprimée ». Autrement dit, les coprésidents ne peuvent être reconnus solidairement

responsables de faute personnelle conjointe dommageable pour l’association que si leur responsabilité solidaire a

formellement été exprimée soit dans les statuts soit dans le règlement intérieur.

Si votre association relève bien de la loi 1901 et est, par définition, sans but lucratif, en principe, non.

Toutefois, assurez-vous que toutes les conditions sont bien réunies pour qu’elle continue à ne pas être

redevable des impôts commerciaux :

En premier lieu, la gestion de l’association doit être désintéressée. Le fait d’être à but non lucratif

assure normalement que les bénéfices éventuels réalisés par l’association ne sont pas partagés entre

ses membres. Cela ne suffit cependant pas pour attester du caractère désintéressé de la gestion de

l’association. D'autres grands critères doivent être respectés : que les dirigeants (élus) agissent bien à titre

bénévole, et ne bénéficient donc d’aucune contrepartie (revenus, services, jouissance d’un bien…), et

que les membres de l’association ne peuvent pas se partager le patrimoine de l’association. De manière

dérogatoire, l’administration fiscale peut tolérer que les dirigeants reçoivent des contreparties, mais à

trois conditions : l’association a bien un fonctionnement démocratique, les contreparties sont déterminées de façon

transparente, et leur valeur n'excède pas 1 123,85 euros par mois et par dirigeant. Autre grand critère de gestion

désintéressée, si l’association emploie des salariés, ceux-là doivent réaliser un travail effectif, ne pas être rémunérés

de façon excessive par rapport aux usages de leur profession, et ne pas être eux-mêmes élus de l’association.

Deuxième élément essentiel pour ne pas relever des impôts commerciaux, les activités lucratives de votre association

doivent être accessoires, c’est-à-dire rester marginales par rapport aux activités non lucratives.

Dernier point : le montant cumulé des recettes de vos activités « lucratives » accessoires ne doit pas dépasser 61 634

euros par année civile. À noter que vous pouvez exclure du calcul les recettes provenant de vos six manifestations

annuelles exonérées

Oui, une seule, mais essentielle : l’association devra déclarer les modifications statutaires et tout autre

changement dans l’administration de la structure (d’adresse du siège social, de nom, de dirigeants,

nouveaux locaux d’activité ou d’administration…) au greffe des associations dans un délai de trois

mois. Il ne s’agit pas là de créer des démarches pour créer des démarches, mais pour attester des

changements, puisque, selon la formule, ceux-là ne seront « opposables aux tiers » qu’à partir du

jour où ils ont été déclarés.

Autrement dit, si d’aventure – à titre d’exemple – le président sortant

évincé contre son gré aux dernières élections décidait de le rester alors qu’un autre a été élu sans que

vous l’ayez déclaré, il serait finalement dans son bon droit (abstraction faite de sa légitimité devant

l’assemblée générale qui serait pour le moins atteinte !)… Et puis, accessoirement, en cas de non

déclaration des modifications statutaires, les dirigeants de l’association encourent une amende allant de 1500

à 3 000 euros en cas de récidive…

Toute « phobie administrative » est donc à traiter d’urgence ! En tant

qu’association tremblaysienne, vos déclarations de modifications statutaires s’effectuent en ligne ou par courrier

postal auprès de la préfecture de Seine-Saint-Denis.

Oui ! Si comme la grande majorité des personnes vous avez une boîte mail et que vous consultez

régulièrement internet, vous n’avez pu échapper aux nombreux messages y faisant référence avant

l’été : de nouvelles règles s’appliquent désormais concernant la protection des données personnelles.

Et les associations ne sont pas épargnées !

Depuis le 25 mai dernier, elles doivent donc comme toute

autre structure être en conformité avec le fameux règlement européen sur la protection des données

personnelles (RGPD) sous peine de sanction. Pour ce faire, des outils d’aide sont mis à disposition

sur le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), l’autorité de référence,

en cliquant, en haut de la page d’accueil, sur le bouton « Je suis un professionnel », puis sur « Ma

conformité au RGPD ». S’ouvre alors une série d’articles pour vous guider pas à pas vers cette mise en conformité

après en avoir saisi l’ensemble des enjeux.

Cette démarche, certes fastidieuse, n’est pas à prendre à la légère car

la Cnil a désormais des pouvoirs de contrôle renforcés et peut procéder à des vérifications dans les locaux des

organismes. Les principes fondamentaux de la protection des données dont elle observera le respect seront la

loyauté du traitement, la pertinence des données, la durée de leur conservation ainsi que la sécurité de celles-ci.

Consulter le Règlement relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à

caractère personnel et à la libre circulation de ces données : cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees

Oui, c’est tout à fait possible. Et cela peut rendre en effet plus commode la gestion des

encaissements : à échéances fixes et à fréquence convenue, ils seront ainsi réguliers sans que vous

ayez de relance à faire. La vie de vos adhérents peut s’en voir également simplifiée puisque la

cotisation peut être échelonnée sans qu’il soit besoin d’envoyer chaque fois un chèque.

Néanmoins,

mettre en place le prélèvement automatique implique quelques démarches, quelques responsabilités,

ainsi qu’un coût. Ce moyen de paiement vous donne accès en tant que « créancier » au compte

bancaire de l’adhérent qui, vous devant de l’argent, est considéré comme « débiteur ». Avant toute

chose, vous devrez obtenir par le biais de votre banque un numéro d’identification, « l’identifiant

créancier Sepa » ou ICS. Pérenne, ce numéro permettra l’identification de l’association au moment de

l’émission des prélèvements.

Vous devrez ensuite impérativement obtenir une autorisation signée de la

part de vos cotisants, le « mandat de prélèvement Sepa », sous format papier ou en version électronique. Ensuite,

selon les solutions proposées, vous pourrez créer des échéanciers de prélèvement en tenant compte de la fréquence

choisie (mensuelle, trimestrielle) et stocker les mandats de prélèvement Sepa sous format PDF ou autre.

Attention, ce dernier point est important car l’autorisation de prélèvement est placée sous la seule responsabilité

de l’association, qui doit vérifier qu’elle est bien remplie et assurer sa conservation. Le choix du service est donc à

évaluer en fonction de vos besoins avec votre banque. Mais n’hésitez pas à comparer les prix et à négocier

des remises de frais avec elle !

Bonne question ! Car elle permet de rappeler au passage que si une association peut en principe librement choisir son nom, quelques précautions sont à observer. Le nom de l’association ne doit pas dépasser 250 caractères. Il ne doit pas non plus correspondre à un nom protégé, c’est-à-dire une marque déposée à l’Institut national de la propriété industrielle (Inpi), une appellation d’origine (nom d’un pays ou d’une région désignant un produit, comme Laguiole, par exemple), le nom de famille d’un particulier qui n’aurait pas expressément donné son accord, ou encore des termes tels que « fondation », « mutuelle » qui correspondent à un type de personnes physiques ou morales spécifiques. Enfin, votre association ne pourra pas non plus prendre un nom déjà pris par une autre personne morale dès lors qu’il s’agit d’un nom original, ou porter à confusion avec le nom d’une autre personne physique ou morale.

Pour mener les vérifications qui s’imposent, vous pourrez consulter en premier lieu le site du Journal officiel (journal-officiel.gouv.fr/association/index.php), auprès duquel toute association loi 1901 s’est déclarée, pour être sûr qu’une autre association n’a pas choisi avant vous votre nom ! Si le service indique « résultat de la recherche : 0 annonce », la voie est libre ! Autre test à prévoir : le registre du commerce et des sociétés, c’est-à-dire le site internet de l’Infogreffe (infogreffe.fr/documents-officiels/demande-kbis.html). Ne restera plus alors qu’à consulter la base de données des marques de l’Inpi (bases-marques.inpi.fr). Après cela, votre association sera certaine d’être absolument unique !

Légalement, rien n’oblige à tenir une feuille de présence ou feuille d’émargement lors des assemblées générales associatives, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires. Pour autant, avoir un état précis des présences lors de ces réunions peut s’avérer fort utile. En particulier, pouvoir s’assurer que le quorum éventuellement requis par les statuts de l’association est bien atteint et que l’assemblée peut donc régulièrement se tenir.

Certes, la fixation d’un quorum n’est pas obligatoire, mais la plupart des associations en prévoit un (selon des modalités variables) en vue de garantir la représentativité et donc l'autorité de l’assemblée générale en évitant que les décisions soient prises par une trop petite fraction des membres.

Autre utilité pratique de la feuille de présence : la mise à jour des coordonnées des membres quand cet espace est prévu sur le document. Enfin, en cas de conflit porté devant les tribunaux, la feuille d’émargement peut attester que la réunion a bien eu lieu le jour dit et permettre de savoir exactement quelles personnes étaient présentes.

Les informations à faire figurer éventuellement sur la feuille de présence :

• Nom de l’association organisatrice de l’assemblée générale
• Son adresse
• Assemblée générale (précisez si elle est annuelle ou extraordinaire)
• Date de la tenue
• Lieu de réunion
• Nom, prénom des membres, adresse, n° de téléphone, courriel, signature
• Total des membres présents ou représentés
• Signature du/de la président(e)

Non ! Certes, il n’est pas rare de voir des affiches sur les murs des villes, mais le code de l’environnement dans ses articles L581-4 et L581-8 est assez précis et dresse une longue liste des endroits où l’affichage est strictement interdit (immeubles classés ou inscrits au titre des monuments historiques, sur les monuments naturels et dans les sites classés, les arbres…). Autrement dit, dans le doute, abstenez-vous ! Sous peine de relever des condamnations prévues dans le même code en cas d’affichage sauvage, qui donne pouvoir au maire de procéder d’office à la suppression immédiate de la publicité (article L581-29) et sanctionne potentiellement les contrevenants d’une amende de 7 500 euros (article L581-34).

Seuls des emplacements prévus pour cet usage par l’article L581-13 du code de l’environnement peuvent être utilisés pour installer les affiches relatives à vos manifestations associatives. La mairie a, comme il se doit, aménagé des emplacements destinés à l’affichage de la publicité des activités associatives. Et puis la mairie de Tremblay accompagne fréquemment la communication autour des événements associatifs. En dehors de ces emplacements, vous pourrez, seulement si vous y êtes autorisés par l’occupant des lieux, poser quelques affiches dans les vitrines des commerçants.

Non, si votre manifestation publique se déroule uniquement sur un terrain privé. Seul l’accord du propriétaire est alors nécessaire. À condition toutefois que les activités envisagées ne présentent pas de risques pour les participants (sports de combats, saut à l’élastique…). Et qu’elle n’empiète pas sur l’espace public, auquel cas une déclaration préalable en mairie est effectivement nécessaire. Ce n’est pas une demande d’autorisation, mais elle peut se voir opposer un refus en cas de risque de trouble à l’ordre public.

Mieux vaut donc ne pas s’y prendre au dernier moment, même si, légalement, cette déclaration peut n’intervenir que trois jours francs avant la date. Elle devra préciser les coordonnées de l’association, celles des personnes en charge de la manifestation, son objet, le lieux où elle se déroulera, les dates et horaires de début et fin, l’itinéraire le cas échéant, les particularités (sono, gradins…) et le dispositif de sécurité prévu.

Mais, attention, être autorisé à utiliser un terrain n’est pas la seule formalité à avoir en tête pour l’organisation d’une manifestation ! N’oubliez pas la déclaration à la Sacem si vous comptez diffuser de la musique, respectez les règles de sécurité, veillez à ce que l’assurance de l’association couvre les éventuels dégâts causés aux lieux, aux biens et aux personnes, demandez l’autorisation au maire pour l’ouverture d’un débit de boisson occasionnel si vous envisagez d’installer une buvette…

Pour en savoir plus, contactez l’Espace ressources du secteur vie associative au 01 49 63 71 93.

Modèle de déclaration sur www.service-public.fr/associations/vosdroits/R2237

Oui. Mais pensez que l’organisation d’une loterie est en principe interdite (articles L322-1 et suivants du code de la sécurité intérieure) ! À moins que, comme c’est le cas le plus souvent des loteries organisées par les associations loi 1901, vous l’organisiez dans un but désintéressé. Plus précisément, ne sont pas soumis à l’interdiction :

• les lotos traditionnels, dès lors qu’ils sont organisés dans uncercle restreint et dans un but social, culturel, scientifique, éducatif,sportif ou d’animation sociale, et que les mises sont de faible valeur(inférieures à 20 euros) ;
• les loteries et tombolas d’objets mobiliers, si elles sont destinéesà des actions de bienfaisance pour encourager les arts ou pourfinancer des activités sportives à but non lucratif. Et, surtout,depuis le décret n° 2015-317 du 19 mars 2015, si elles ontété autorisées par le maire de la commune où est situé votresiège social (ou la préfecture de Police pour Paris).

La demande d’autorisation est à formuler via le Cerfa n° 11823*03 (www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa-11823.do), en joignant les statuts de l'association et, si le capital d'émission de la loterie (prix unitaire du billet x le nombre de billets émis) dépasse 7 500 euros, le bilan du dernier exercice financier. À noter que si ce même capital d’émission dépasse 30 000 euros, le maire statue après avis de la direction des finances publiques.

Pour en savoir plus sur les critères d’examen par la direction des finances, sur l’utilisation des sommes recueillies et leur fiscalité, consultez www.service-public.fr/associations/vosdroits/F21565 ou contactez l’Espace ressources du secteur vie associative de la ville : 01 49 63 71 93.

Non. Enfin… Il s’agit de s’entendre sur les termes. Car la dénomination de « règlement intérieur » recouvre des documents de différente nature. Le règlement intérieur qui vient en complément des statuts d’une association afin d’en préciser le fonctionnement peut s’avérer tout à fait utile, mais reste totalement facultatif. Ce qui n’est pas le cas du règlement intérieur d’une association sportive agréée et affiliée à une fédération sportive, qui est un document obligatoire relatif à la discipline concernée. Ce n’est pas le cas non plus du « règlement intérieur » désignant le document où l’association, si elle emploie plus de 20 salariés, fixe les règles de santé et de sécurité au travail et rappelle les dispositions relatives aux droits des salariés (convention collective, etc.).

Si votre association n’est pas concernée par ces deux cas de figure, rien d’obligatoire donc. Notez toutefois que le règlement intérieur peut vous apporter une souplesse confortable. En abordant les modalités pratiques de fonctionnement de l’association, susceptibles d’évoluer en permanence, il permet d’éviter des modifications statutaires trop fréquentes.

Bien entendu, le règlement intérieur ne doit pas contredire les statuts. Il s’impose aux adhérents et aux dirigeants de l’association au même titre que les statuts. Pour ce faire, il est conseillé de les informer de son existence (affichage, remise en main propre à l’adhésion…). Attention, son existence et ses règles d’adoption doivent être prévues dans les statuts.

Pour en savoir plus, renseignez-vous sur www.associations.gouv.fr

Toute association peut parfaitement faire appel à la générosité du public sous forme de collecte. La loi définit cette démarche comme une « sollicitation active du grand public dans le but de collecter des fonds destinés à financer une cause définie ». Cela peut être par voie d’affichage, de presse, de moyens audiovisuels, de télécommunication, d’internet, etc., et concerne des dons manuels (argent, marchandises, meubles...). Le but poursuivi par l’association doit être le soutient d'une cause scientifique, sociale, familiale, humanitaire, philanthropique, éducative, sportive, culturelle ou concourant à la défense de l’environnement.

En matière de formalité, un décret récent (du 6 mai 2017, consultable sur legifrance.gouv.fr) a reprécisé les choses : l’« appel public à la générosité » (remplaçant l’ancienne notion d’« appel à la générosité publique ») impose désormais que la possibilité d’organiser des collectes nationales (incluant par définition les collectes via internet) soit prévue dans les statuts de l’association et qu’une déclaration préalable soit déposée auprès du préfet de département.

En plus de la dénomination de votre association, de sa forme juridique, de son siège, des noms, prénoms et domiciles de ses représentants légaux, la déclaration doit mentionner le numéro d’identification de votre association au Répertoire national des associations (numéro RNA). Les comptes de l’association doivent par ailleurs être communiqués à la Cour des comptes ou à l’Inspection générale des affaires sociales (Igas).

À défaut de respecter ces obligations, les dirigeants associatifs encourent une amende de 1500 euros, voire 3000 euros en cas de récidive. Formulaire de déclaration en ligne en préfecture : contacts-demarches.interieur.gouv.fr/saisine-par-voie-electronique/sve-prefecture/ ou Préfecture de Seine-Saint-Denis - 1, esplanade Jean Moulin - 93007 Bobigny Cedex 
Du lundi au vendredi, de 08h30 à 16h. 01 41 60 60 60

Oui, une association peut opter pour un remboursement forfaitaire des frais engagés par ses bénévoles dans le cadre de leur action associative. Solution qui peut être pratique s’agissant notamment des frais de déplacement. Mais attention ! Le forfait calculé doit être au plus proche des dépenses réellement engagées et justifiées sous peine, sinon, de se voir requalifié en salaire par l’administration fiscale et l'Urssaf. L’association doit donc établir et conserver scrupuleusement les éléments permettant de reconstituer les frais concernés par le forfait, comme pour tout remboursement, à partir d’une note de frais fournie par le bénévole accompagnée des justificatifs originaux.

Fixer des règles claires concernant les remboursements de frais au sein de l’association est toujours conseillé afin d’arrêter les frais remboursables, un éventuel plafond et le mode de calcul.

Sur ce dernier point, s’agissant des remboursements kilométriques en particulier, le barème de l’administration fiscale doit dans tous les cas être pris en référence. Il est réévalué chaque année et se trouve facilement sur internet.

Autre solution pratique envisageable : l’abandon de créance. Plutôt que de demander le remboursement des frais qu’il a engagés, le bénévole peut choisir de les abandonner à l’association (en y renonçant explicitement par courrier). Cet abandon de frais est considéré comme un don. L’association, si elle est bien d’intérêt général, peut dès lors délivrer un reçu de don que le bénévole pourra faire valoir auprès des Impôts pour obtenir une réduction. Le montant du don (des frais, donc), se justifie selon les mêmes règles (note de frais sur la base du barème kilométrique, de factures, etc.).

L’accueil d’un ou d’une jeune de 16 à 25 ans en service civique n’est pas réservé aux grandes structures associatives. Vous pouvez peut-être y prétendre. Pour vous renseigner, vous trouverez facilement une littérature pratique pléthorique sur internet pour vous guider dans vos réflexions et les démarches à entreprendre, à commencer par l’Espace ressource Vie associative de la ville de Tremblay ou le site officiel de l’Agence du service civique (service-civique.gouv.fr). Demander l'agrément, concevoir le projet d'accueil, penser une mission en adéquation avec les exigences du dispositif, bien définir le rôle du tuteur, procéder au recrutement du jeune, tous ces points sont précisément renseignés.

Ce sur quoi l'association devra s'interroger avant tout est le sens même du service civique et de la mission à proposer. Ni bénévolat ni salariat, il est un dispositif à part et ne représente surtout pas une opportunité d'accueillir une main d'oeuvre à bon marché ! Le projet d'accueil se construit en se mettant avant tout du côté du volontaire et de la collectivité. Pour vous éviter tout impair dans la constitution du dossier de demande d’agrément, prenez contact suffisamment tôt avec la personne en charge de l'instruction des demandes.

Si les activités de votre association ont un rayonnement très local (départemental au maximum), vous contacterez Adrien Paris (adrien.paris@seine-saint-denis.gouv.fr, 01 74 73 36 54) à la Direction interministérielle chargée de la cohésion sociale de Seine-Saint-Denis. Si vos activités dépassent l’échelle départementale, vous vous renseignerez auprès de référents régionaux de la Direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale : Mihalo Papes (service-civique.idf@drjscs.gouv.fr) ou Maïre Dubreuil (service-civique.idf@drjscs.gouv.fr).

En savoir plus : www.service-public.fr/associations/vosdroits/F15854